怀化学院继续教育学院成人高等教育(函授、业余)学籍管理工作流程表

工作模块

工作名称

工作要求

继续教育学院

函授站

工作职责

完成时间

工作职责

完成时间

学籍管理

新生学
籍注册

根据教育部要求,做好新生入学资格审查和学籍电子注册工作

1、下载教育部新生录取数据
2
、审核新生学籍注册名单
3
、上传教育部新生学籍电子注册数据

每年3月底

1、组织新生报到,核对录取信息;
2
、审核专升本学生的专科学历;
3
、填写新生注册表报学籍管理办

每年3

4、下载教育部学籍注册数据,编班编学号
5
、为站点提供专升本专科学历待清查名单,经清查合格予以注册学籍,不合格予以清退

每年410日前

4、及时通知专升本专科学历待清查学生进行专科学历认证,告知学生清查合格者方可进行学籍注册,不合格者予以清退

每年4

学籍管理

学期注册
与学籍异动

日常维护学生的学籍信息,及时进行学籍异动,发现并解决学籍遗留问题,为财务提供准确的学生人数进行费用结算

每学期进行在校生学籍注册,并及时向站点反馈学籍注册情况

收到站点注册名单后2周内

准确掌握在校生的在读情况,按学期填报学生学籍注册表

面授结束后一周内

严格按学院规定,办理学生学籍异动手续(每学期受理一次)

每学期汇总办理一次

上半年620日前

下半年1220日前

学生个人填写异动申请,站点审核后按学期填写学籍异动汇总表报学籍办

每学期汇总报送一次
上半年520日前
下半年1120日前

成绩管理

站点分学期报送成绩,经函授办审核后存档

负责学生成绩的导入、查询
提供各教学点和学生个人成绩总表

每学期期末

按成绩管理规定报送成绩,及时与函授办核对学生成绩

面授结束一个月内

毕业资格审核

毕业生学籍资格审核、成绩审核,毕业生信息确认,站点毕业生人数确认

下发毕业生图像信息采集通知

每年9

组织毕业生进行毕业图像信息采集及图像信息核对,提交毕业生纸质相片和电子光盘

每年9-次年3

下发毕业审查通知、毕业生信息核对表

每年10

每年5月(高升本)

组织毕业生进行毕业信息核对并签名确认

每年1230日之前
每年920日前(高升本)

确认毕业生人数与毕业生信息,所有异动与修改信息报省级主管部门审批,信息一经确认不可更改

每年420日前

每年1020日前(高升本)

确认毕业生人数,如有异动及时提交异动材料,学生信息一经确认不可更改

每年1230日之前
每年920日前(高升本)

毕业生成绩确认

每年530日前

每年1120日前(高升本)

站点自行核对毕业生成绩,及时查漏补缺,成绩不合格者不予申报毕业

每年430日前
每年1030日日前(高升本)

学籍管理

证书与档案的制作与发放

通过毕业资格预审,成绩合格且费用结清者,准予毕业,毕业证书以站点为单位统一发放

毕业生名单、信息确认(发电子稿至站点)

每年65日前

每年115日前(高升本)

站点最终确认毕业生名单和信息,将确认名单打印盖章后发扫描件至函授办

每年610日前
每年1120日前(高升本)

毕业证书制作(打印、贴相片与验印)

每年610日前

每年1210日前(高升本)

在规定的时间内提交毕业办证所需的各项资料(毕业生纸质相片和电子光盘,毕业生鉴定生表及各科成绩),逾期不交者延期一年毕业

每年520日前截收所有资料
每年1120日前截收高升本毕业生所有资料

根据函授办提供的学生档案袋(内含毕业生鉴定表、成考录取材料、成绩),补充毕业生个人成绩总表,封装毕业生档案

每年620日前

每年1220日前(高升本)

 

 

出具成绩合格且费用结清的毕业生名单,发放毕业证书和毕业档案。

每年71日起发放当届毕业证书

每年元月5日起发放高升本毕业证书

在规定的时间内到学院领取毕业证书和毕业档案,尽早将证书发放给学生

规定时间内

毕业生学
历电子注册

根据教育部毕业生学历电子注册有关要求,按时提交电子注册数据,完成毕业生即时电子注册,确保毕业生学历信息及时上网。未进行学历即时注册者,将延期毕业

毕业生信息核对无误且符合证书发放条件者,进行毕业生学历即时电子注册。

每年625日左右

每年115日左右(高升本)

成绩不合格,费用欠缴者将延期毕业,各站点在毕业后一年之内严格按学院要求安排组织补考,并督促学生清缴所欠费用

毕业后一年之内


怀化学院高等教育自学考试管理工作流程表

工作名称

工作要求

继续教育学院

助学点

工作职责

完成时间

工作职责

完成时间

新生注册

首次参加自学考试的考生,须登录湖南省高等教育自学考试管理信息系统,填报个人的基本情况,并到报名现场确认信息,完成注册手续

1、统计各地市自考新生注册数据
2
、联系并确定报考点

5月中旬
11
月中旬

1、组织新生注册,核对新生信息;
2
、审核新生注册专业;

6月下旬
12
月下旬

考生报考

注册生成考籍号后按专业报考

公布报考课程计划

5月中旬
11
月中旬

按专业进行课程报考,杜绝漏报、多报、错报

6月下旬
12
月下旬

高校备案

助学点提供注册考生信息,将考生分专业备案到高校

在自考服务系统中给助学点建立集体用户,生成用户名及密码

6月下旬
12
月下旬

按专业给考生进行高校备案

6月下旬
12
月下旬

网络
课程报考

衔接指定的网络公司进行网学课程分配,做好网学实施方案

为考生提供网学端口及密码

7月上旬
1
月上旬

1、及时将网学端口及密码提供给考生
2
、督促考生及时进行网课报考并缴费

7月中旬
1
月中旬

组织教学

1、按报考计划完成课程教学
2
、定时发布网学学习进度,督促考生按进度学习

1、收集助学点教学计划及进度安排
2
、进行不定时教学抽查
3
、及时公布考生网学的学习进度

8月底-10月上旬
2
月底-4月上旬

1、严格按教学计划进行教学
2
、高质量完成课程平时作业

8月底-10月上旬
2
月底-4月上旬

组织考试

安全组织考试

完成上传下达工作,督促助学点完成考籍卡的领取及准考证的发放

10月上旬
4
月上旬

1、考试前发放考生准考证及考籍卡
2
、安全组织考生到考点考试

10月中旬
4
月中旬

实践考核

按省教育考试院相关规定进行实践考核

1、制定考核方案
2
、监督实践考核
3
、制定论文答辩方案

10月下旬
4
月下旬

组织实践考核、论文答辩

10月下旬
4
月下旬

毕业审核

考生成绩完全合格、完成专业课程学分、信息无错误则可申请毕业

1、下发办证通知
2
、发放毕业生登记表
3
、清理办证考生的学费
4
、毕业审核

12月上旬
6
月上旬

1、组织考生正确填写毕业生登记表
2
、完成网上毕业申请
3
、进行网上支付

12月上旬
6
月上旬

证书发放

凭费用结清的毕业生名单,发放毕业证书和毕业档案

1、清点证书及档案并在交接表上签字
2
、检查毕业证及档案的公章是否遗漏

1月中旬
7
月中旬

在规定的时间内到学院领取毕业证书和毕业档案,尽早将证书发放给学生

1月中旬
7
月中旬

怀化学院继续教育学院培训工作流程表

工作模块

工作名称

工作要求

继续教育学院

受培训单位

工作职责

工作职责

培训需求

分析培训需求

首先进行分析,确定受训人员及单位的培训需求,以保证培训计划符合整体目标和战略要求。其次,要进行工作分析,分析受训取得理想的工作绩效所必须掌握的知识和技能。

与受训单位负责人对接培训时间、内容、培训对象等相关事宜。

1、确定培训需求
2
、确定培训对象
3
、确定培训内容
4
、确定培训时间

制订培训课
题与培训方案

培训方案组
成要素分析

培训方案是培训目标、培训内容、培训指导者、培训对象、培训日期与时间、培训场所与设备以及培训方法的有机结合。在培训需求分析的基础上,要对培训方案的各组成要素进行具体分析

1、制定培训方案
2
、制定培训内容
3
、聘请授课教师
4
、确定培训场地及上课地点及设备
5
、安排好培训学员食宿及交通

1、确定培训人员;
2
、提供受训人员名单及信息;
3
、通知培训学员培训地址

准备工作

培训方案的实施

从培训需求分析开始到最终制定出一个系统的培训方案,并不意味着培训方案的设计工作已经完成,还需要不断测评、修改。只有不断测评、修改,才能使培训方案逐渐完善

1、准备培训场地
2
、准备培训材料
3
、学员报到及安排食宿

通知学员在指定的时间到达受训单位报到

实施培训

班级管理

培训场所有教室、会议室、工作现场等。若以技能培训为内容,最适宜的场所为工作现场,因为培训内容的具体性,许多工作设备是无法弄进教室或会议室的。培训设备包括教材、模型、幻灯机等。不同的培训内容和培训方法最终决定培训场所和设备

1、举行开班典礼
2
、负责学员的摄像工作
3
、配合授课教师对班级的管理
4
、负责培训场地教材、设备等的准备
5
、负责授课教师课件的保存以及转发

配合继续教育学
院对班级的管理

对受训
人员考核

培训方案的
评估和完善

对学员日常管理、每日上课签到管理以及配合授课老师对培训过程中的管理

1、负责学员每日到课情况
2
、负责收集学员对授课老师课件的评价

配合继续教育学
院对班级的管理

对培训评估

培训方案的设计工作已经完成,还需要不断测评、修改

1、是从培训方案本身的角度来考察,看方案的各个组成要素是否合理,各要素前后是否协调一致;看培训对象是否对此培训感兴趣,培训对象的需要是否得到满足;看以此方案进行培训,传授的信息是否能被培训对象吸收。
2
、是从培训对象的角度来考察,看培训对象培训前后行为的改变是否与所期望的一致,如果不一致,找出原因,对症下药。
3
、撰写培训总结,收集材料整理入档。